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大會 Assembly
所有會員或大會代表都參與的正式會議,這類大會通常是在決定大會訂定法規,策略方向,重大決策或選舉等等。

視聽器材 Audiovisual
會展活動進行所需的器材、器具及輔助器材總稱,簡稱為(A/V),特別是視聽燈光等器材,例如投影機,翻譯耳機。

會場 Facility
會展活動的設備及場地,通稱會場(含器材),許多城市多會發行會場指南(Facility Guide),內容是城市的集會會場,會館,相關設施及服務等介紹,極有助於會展產業之發展。

策劃者 Organizer
各項會議,展覽,節慶及活動的組織者或策劃者,如event organizer,meeting organizer,exhibition organizer,當然有以此作為專業的策劃公司,如professional conference organizer(PCO)專業會議策劃公司,professional exhibition organizer(PEO)專業會展策劃公司。

會展中心 Convention Center
比較大型且具規模的會議中心或會展中心,通常包括會議廳室,展覽空間及備用空間但不包括住房,小的有數百平米,大則數十萬米,會展中心營運良好與否是會展事業的重要考量。

大型展覽 Exhibition(Exposition)
在某種固定場定,提供給各類團體、公司及機構展示產品、服務或成果的中大型展覽。目前全球各行各業多採取展覽方式來達成擴大市場,爭取商機,開創收入及瞭解競爭對手的最佳途徑。

專業展覽 Tradeshow
各類產品及服務在共同場地及時間內,以經營行銷為展出的一種方式。專業展覽通常不對大眾開放,只對特定買家開放。

參展廠商 Exhibitor
參加展覽的廠商及個人,它是各展覽的重要支撐,也是影響展覽成功與否的重要因素。

供應商 Supplier
為會議展覽活動,提供各類服務或產品的廠商,如視聽器材、花藝或禮品等都可稱之。

合約商 Contractor
訂有合約的服務商或供應商,主要是雙方為了得到較佳的保障、確認工作需求及價格優惠,常見於旅館酒店或旅行業界。

載運碼頭區 Loading dock
會展會場或會展中心建築物區域,作為上下展覽品或物品的地區,在會場興建之初,就必須設計規劃的安排。

展覽展位 Exhibit Booth
在展覽會場搭建的組合展示架、區域或攤位,一般有標準展位,也有特裝展位視參展廠商的考慮,預算及規劃,通常3 公尺 × 3 公尺或2 公尺 × 3 公尺為標準。

會場平面圖 Floor Plan
展覽會場參展廠商的位置、尺寸及規劃會場平面圖,也會顯示相關面積,在旅館則標示會議廳的大小及尺寸。

展位架 Shell Scheme
展覽區域所搭設的歐式標準展示裝置,通常設在高起地面,有側牆、背牆、及門面掛版,可用為裝飾,廣告或展品陳列。

節目計畫 Program
會議活動,旅遊活動或活動的計畫,通常包括時間,地點及計畫的內容。

贊助型活動 Sponsorship Event
為某些特定目的而舉辦的贊助商活動或有贊助支援(金錢或物質)的活動。

運動型活動 Sporting Event
以辦理運動競賽的節目為主的活動,例如企業運動會,社區球類比賽,會後高球聯誼等。

接待會 Reception
一種社交場合,通常備有餐食或(及)飲料提供給與會者,自助取用或專人服務。

正式大型活動 Gala Event
會議後的正式社交活動,通常備有表演節目,演講及餐宴。

開幕典禮 Opening Ceremony
正式會議,展覽或活動在舉辦的當天所辦理的開幕慶祝典禮。

目的地管理及規劃公司 DMC , Destination Management Company
一種類似專業會議策劃的公司或專業工作室,專門為客戶規劃各類型的會議及活動。

確認書函 Acknowledgement
旅館或旅運公司發出的書面通知及表單,說明客人預定房間或艙位已經完成並確認。

地面交通規劃 Ground Transportation
會展活動的參加者依主辦單位安排的地面交通規劃,如巴士,轎車或火車等。

大廳 Hall
在酒店或旅館內的設施,用於大型會展活動的房間。

佈置規劃工作 Setup
在會議室內所作的各項安排工作,佈置、視聽及規劃工作。

舞臺 Platform
自地面平行升起的臺面,用於支撐人員及器材,一般高度是公分。

裝飾工作 Decoration
會展活動所需要裝潢的地毯、布幕及盆栽等工作。

講臺 Podium
會場內提供講者使用的講臺,一個高約75-125 公分臺子,有時裝有照明器材。

活動式掛圖架 Flip Chart
一種可以懸掛書寫紙張的活動式圖架,經常用於培訓及小型研討會。

對講機 Walkie-Talkie
用於會展活動較大區域或會場的手提式對講機,便於工作人員相互交換工作籌備及資訊等事宜。

餐飲安排 Food & Beverage
餐飲活動及規劃需求,如食用材料、數量、衛生安全等。簡稱(F/B),在會展活動裏,餐飲安排是相當關鍵的重點,例如晚宴活動,午餐及茶點等。

會議餐點 Refreshment
會議中場休息時間提供的飲料、茶點或水果,並不是正餐。

中場休息時間 Break-time
會議各場次中場休息時間,一般提供餐飲服務,如咖啡、茶點等。

運輸工具 Transportation
各類載運與會者及參展者到會議或展覽地點的交通運輸工具,如巴士、轎車、火車、飛機或海上船隻,一般主辦者會提供相關交通資訊及安排,例如車程遠近、接駁方式及規劃服務。

預演 Rehearsal
指的是在會展活動的各項表演或儀式先進行流程及作法演練。愈是重要愈需要安排預演。

新聞發佈會 Press Conference
指的是預備在某個日期及時間,邀請相關的媒體記者們,進行相關或重大新聞資訊或資料發佈稱之。

新聞稿 Press Release
準備好發表的新聞資訊或資料,可能是立即發佈,也可能是指定時間及日期。

司儀 Emcee
在某種集會、儀式或某種會議負責主持,並持續控制進行流程的人選,可能是以雙語進行。

橫幅 Banner
懸掛在會展活動場地內的大型橫幅或標誌,有時是以雙語印製或書寫。

海報 Poster
各類會展活動,為加強宣傳和廣告周知而印製的印刷品,多為50x70、70x90 攻分與報紙尺寸略似。

預算 Budget
預估的整體花費開支,包括花費專案及金額,在會展中,會計預算是非常重要的關鍵。

競標作業 Bid
為爭取某種會展活動的舉辦而進行的競標規劃作業,通常國際會議每年或每數年會為下屆年會舉辦國家或地區而進行競標,每個競標者需要依競選條件,安排規劃之環境、優勢及作業。

國內會議 Domestic Meeting
指的是一個組織團體,只有單一國家會員參加的會議,也可以是國內某一個區域的會議。

國際會議 International Meeting
一個組織團體,有許多不同國家或地區會員參加的會議,通常國際會議每年或每數年都選擇不同的大陸或區域召開。

會議通知、通告書 Announcement
會議在籌組辦理時預先通知各會員或分支組織的印刷品,標示會議時間、地點及內容。

委託外包服務 Outsourcing
會展活動中某些部份是交由第三方所取得的服務。

連絡協調人 Coordinator
辦理會展活動中負責連絡、規劃現場管理的人員。

議程 Agenda
預定在會議討論的議題,通常是包括講者姓名、講題及時間。

服務供應商 Service Provider
各式各樣的服務供應者,如酒店、花藝、交通、保險、印刷及表演團體等。

邀請函 Invitation Letter
邀請特定講師來參加會議的信函,信函中通常會列出會議的目的,議程及希望他們演講的題目。

前置作業時間 Lead Time
在各項會議、展覽及活動舉辦前的前置準備期,一般國際會議需要2-3 年的前置作業期,而較小型的研討會則可能需要一個月時間去籌備。